秘书人员的素质

秘书人员的素质，是指秘书人员运用各种媒介，实现增强组织生存能力和在公众中树立良好形象的目标过程中，所表现出来的知识、个性、作风、素养等品质。换言之，就是决定秘书人员从事各项活动能力的各个内在因素的总和，而秘书人员的基本素质是秘书工作的有效保障。秘书人员只有具备了政治理论素质、逻辑思维素质、专业技能素质、公文写作素质、健康的心理素质，秘书工作才能富有成效的实施。

秘书活动是否有成效，不仅取决于组织内外部的环境，方法手段，对象的状况，而且与秘书活动主体的秘书人员有着至为密切的联系。在秘书实践中不难发现，同样的策略，实施中由不同的人去执行，效果迥然有别，因此，对秘书人员的基本素质进行研究和探讨的必要性和重要性就是显而易见的。

一、秘书基本素质的具备对秘书工作的作用

（一）高素质的秘书队伍是辅助领导贯彻执行好党的路线、方针、政策的可靠保证。

秘书人员是贴近领导、直接为领导工作服务的参谋、助手，这就要求他们要有较高的思想水平和政策水平，既能深刻领会党的路线、方针、政策，又能熟悉和掌握本地、本部门的情况，能把“上情”与“下情”有机地结合起来，创造性地开展工作。一个机关若有一支素质高的秘书队伍，他们起草或审核的文件，既能准确地体现上级领导机关的意图，又能结合本地本部门的情况，提出创造性贯彻意见供领导参考，避免出现对党的路线、方针、政策在界限、范围等方面随意扩大或缩小的现象，在处理下级报来的各类公文或具体问题时，才不致违反党的政策，并能及时发现执行政策中发生的偏差；在办文、办会、办信的过程中，方能注意从实际出发，以政策、法规为依据，向领导提供各种拟办意见、方案，避免领导在决策上发生失误。如果秘书队伍的政治、政策素质低，则难以达到上述要求，甚至会出现不该出现的纰漏，造成失时误事，影响党的路线、方针、政策的贯彻执行。

（二）高素质的秘书队伍是提高领导机关工作质量和工作效率的重要依托。

秘书部门是领导机关的综合办事机构。领导既要总揽全局，宏观决策，又要体察入微，具体指挥，秘书部门就要适应领导工作的各种需求，努力做好综合服务工作。在这里，秘书队伍素质的高低直接影响到整个机关的工作质量和效率。实践说明，一个具有较高的科学理解上级精神深，而处理问题能得心应手、驾轻就熟，无疑会收到事半功倍的效果。否则会出现相反的效果。这充分说明，从提高秘书工作人员的素养入手，来解决秘书部门工作质量和效率，才能抓住问题的根本。长期以来，我们总是强调要有勤勤恳恳的工作态度，认为办公室里常有“不灭的灯光”的秘书就是好秘书。这种观念，从倡导和鼓励无私奉献方面来说是绝对必要的。但是随着科学技术的发展和办公自动化水平的提高，随着社会节奏的加快和时间观念、效率观念、价值观念的变化，仅仅靠牺牲个人的休息时间来加班加点地干工作已远不能适应工作的需要。要适应这种新变化、新情况，除了加强对秘书人员的大力培养，全面提高其素质外，是没有捷径可走的。

（三）高素质的要求是牢固树立和塑造秘书队伍作风正、纪律严的良好形象的时代需要

秘书部门是领导机关和领导对外的窗口，是协调部门之间的纽带，是连接领导机关与基层单位的桥梁。这就要求秘书人员必须具有工作踏实、待人诚实、作风严谨、办事务实的作风，永保秘书人员应有的良好形象。如果夸夸其谈、虚荣好胜、作风疲沓、工作马虎，那么，将不仅影响到秘书部门的良好形象，而且也必将给领导工作造成损失。秘书人员从事的是一项特殊且重要的工作，对他们来讲，遵守纪律、保守秘密、廉洁奉公是最起码的要求。因此无论在什么情况下，特别是在行使职责权力和从事公务活动时，他们都应严以律己，模范地遵守党纪国法和各项规章制度，正确处理个人利益与国家、集体利益的关系，不为物利所诱惑，不为私欲而越轨，不为谋私而去枉法。要时刻提醒自己，自省自警，特

别是在缺少监督的时候，更要丝毫不放松严格要求，自觉按法规、按程序、按要求办事，坚持慎独，洁身自爱，不越雷池一步。

二、秘书人员基本素质缺失的原因

（一）专业知识结构不强

文秘人员从事的是综合性、服务性很强的工作，横向上需要具备宽广的知识，纵向上需要具备深厚的专业知识。在政府机关文秘人员中，有的专业知识和相关知识搭配不协调，工作存在顾此失彼。主要表现在：社会知识不丰富，自然科学知识不全面，文化知识不精通。社会知识、自然科学知识是秘书最起码的知识。现实工作中，部分文秘人员应有知识大多是在学校期间获得的，按照原来传统教育方式，一些些学校片面追求升学率，从而影响到人才综合素质的培养，导致部分文秘人员存在偏科现象，一些学校只注重主科教学，忽视素质教育的提高，辅助学科教育可有可无，所学知识不全面，内容不均衡。工作后，各方面事务多，实际操作性强，理论知识钻研不够，学习缺乏积极性、主动性，有时工作只限于具体事务，根本不能学习，甚至有的本身就缺乏社会科学文化知识。有的文秘人员在基础知识和专业知识方面只具有某一方面专长，没有全面专业技能、技巧。在我国，文秘这门学科开办的时间并不长，有的文秘人员可以说压根就没有文秘专业知识。据了解，在一些县级政府机关文秘人员中，大多是来自不同的工作岗位，有以工代干的；有从事教育的；有学农的；有学医、学法的等等，可以说真正学文秘专业的很少。以上这些都是导致政府文秘人员专业知识不够强的根本原因。

（二）政治思想素质不高

政府文秘人员政治思想素质主要体现在全心全意为人民服务，对党和人民负责，密切

联系群众，谦虚谨慎，实事求是，富于创新，敢于开拓等方面。当前，有的文秘人员为人民服务的信心和决心不足、本领差；有的对各方面的理论知识学习不够，对党的各项路线、方针政策学习贯彻不够；有的受市场经济发展和价值取向影响，政治思想不纯洁，行为不规范，对党和人民的事业失去信心，思想动摇，工作马马虎虎，拖拖拉拉，抱着混世魔王的态度；有的在工作中相互扯皮，相互推诿，办理机关事务，材料反应不及时，情况反映不属实，工作道听途说，弄虚作假，随意性、猜测性很强；有的还存在“想当然”现象；有的对人对事乱扣帽子，轻下结论，起草公文粗枝大叶，决定问题“草率”、“大胆”、“前后矛盾”，与政策原则相抵触，贯彻执行决策不准确；有的善于抓领导弱点，利用领导职权影响搞腐败，工作不遵章守纪，履职不严，工作墨守成规，固步自封，缺乏开拓创新精神。如果一个秘书没有全局思维，不能及时为领导提供严谨、正确的意见和建议，而只会随声附和，或站在局部利益乱出歪点子，他就失去了秘书的正常职能。秘书内在思维时，应从全局的高度和角度出发，向领导者提供可行性意见、建议供其参考决断，而在执行过程中则又必须以局部的角度，从属的地位为出发点。一旦领导作出决断，秘书就只能坚决无条件地执行，而不能有丝毫游移，更不能自以为是，与领导分庭抗礼或另搞一套。

（三）职业道德不够规范

1987年中纪委通知，要求共产党员模范遵守职业道德，努力做到：“在工作中全心全意为人民服务，忠于职守、公正无私、光明磊落、忠诚积极，坚决反对弄虚作假、欺上瞒下、官僚主义、玩忽职守、损人利己、损公肥私、以权谋私的思想和行为”。要求共产党员、国家工作人员模范遵守职业道德，政府文秘人员更是毫无条件地遵守执行。可在我们现实工作中，有极少数文秘人员置国家、人民利益不顾，工作得过且过，利用领导或部门职权欺压百姓，为自己捞好处，在一些方面表现还比较突出。有的以首长自居，狐假虎威，站在“准领导”位置上办理事务；有的不能严守国家机密，泄露或出卖国家机密，泄露领导尚未决定关系群利益的事情；有的在不同场合随便议论领导，议论别人隐私，工作挑拨离

间，在群众中制造事端，激化矛盾，破坏领导与领导，领导与干部，领导与群众之间关系；有的工作不守信用，不懂规矩，在与领导或他人谈话时，不尊重他人意见，左顾右盼，漫不经心，言谈举止粗暴，行为傲慢；有的当着领导或群众一套背后又是一套,阳奉阴违,为人不忠诚，做人做事不踏实。以上这些现象，在政府文秘人员中虽是极少数,但影响极坏，有失企业形象。

三、秘书基本素质的要求

做秘书同做其他专业工作一样，需要一些基本功底。这些基本功底，就像盖楼的地基，越厚实越牢固，对做好工作越有利。一般来说，在秘书这个岗位上，起码要打好七个方面功底，就是政治理论功底、逻辑思维功底、政策法规功底、经营管理功底、专业技术业务功底和公文写作功底以及良好的心理素质。

（一）扎实的业务素质

秘书要比较了解和熟悉所在企业涉及的技术业务知识，说白了，秘书对本企业的技术业务应当是个行家， 而不应当是个外行。为啥呢？因为如果你不了解、 不熟悉本企业的技术业务知识，肯定写出来的东西净说外行话，甚至会造成错误，闹出笑话儿，外行当不了秘书。当然，这并不是说秘书就非得精通技术业务不可，这样要求也没有必要，但必须对基本的常识性的技术业务知识要了解和熟悉，而且了解的面和熟悉的面越宽越好，秘书对本企业的业务应当是个通家。

（二）文字运用能力

秘书要掌握公文写作基本知识，掌握公文写作技法。这是秘书这个行当的基本功，秘

书就是靠 这个家什儿吃饭的。公文写作知识包括了三个部分，一部分是一般的公文写作理论知识，另一部分是企业公文写作理论知识，还有一部分是秘书个人在写作实践中摸索总结出来的 写作知识。前两个部分是秘书基本功的理论基础，有了这个理论基础，你才能迈进秘书这个行当的门槛儿。但光有了理论基础并不一定就能把文章写出来，或者写出来也不一定就 能写的好，还有个在实际写作中摸索总结写作知识问题，这 部分的知识摸索总结的越多，经验积累的越多，你的基本功就越深厚。小许进入公司做秘书时间不长，文化水平一般，没有经过正规的秘书专业培训。有一天，宋主任接受领导的指示，吩咐许秘书就本公司与顺昌公司人事纠纷一事的处理向上级写一份“请示报告”。但因他不知道请示和报告是两个不同的类型的文种。犯了工作中最低级的错误。这也让我们明白想把课堂上学到的真正用于实践是很不容易。文书写作对于秘书而言是一项很重要的技能。

（三）健康的心理素质

秘书人员要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。秘书要培养良好的心理素质，必须培养角色意识、善于管理自己的情绪，完善自己的性格秘书的心理素质是决定秘书活动和行为好坏的一个重要因素。秘书工作的职业特点决定了秘书人员必须具备多方面的心理素质。小邵刚大学毕业便进入了某从事电讯器材业务的外企公司做行政秘书。上任初期，她很想好好表现一下以得到外国老板的赏识和同事们的赞许，因此，她每天总是提早半个多小时到岗，整理办公室，调试空调，并为上司准备好饮料。在工作中她总是抢着多干，很多同事也乐得把一些费力不讨好的事都塞给她做。开始她干得很卖力，经常加班加点，吃苦耐劳，久而久之，她产生了心理上的不平衡，认为其他员工懒惰、欺生，不珍惜她的劳动，帮其他同事干活本是出于热心，那些同事不但不领情，倒认为她是大家的秘书，谁想使唤她就使唤她。一气之下，地再也不像以前那样积极主动，而是上班踩点，办公室再脏再乱也只当没看见，别的同事求她帮忙，她推三阻四，不伸援手。时问不长，她就觉得在这个公司太压抑，而上司

也嫌她太不主动，同事都觉得她忽冷忽热，脾气无定，性格孤僻，不好相处。她在公司里虽然做事不少，但口碑越来越差，被上司认为在人际处理技巧和业务能力方面都有较大缺陷的秘书，最后她只能悻悻地离开公司。这表明良好的心理素质对以一个秘书人员是至关重要的。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

三、提高秘书基本素质

秘书人员素质直接关系到秘书能否完成好本职工作，做好领导的参谋助手，将各项工作落实到实处，促进社会各项事业不断向前发展。造就一支政治强、作风实、业务精、素质高的秘书队伍，是建设社会主义现代化事业的客观要求，也是新时代对我们秘书从业人员提出的一项新课题，是一项长期的任务，秘书工作者要在实践中积极探索，积累经验，逐步提高。秘书之职重在素质.要顺利履行这些职能,就要求秘书人员是一个\"通才\全才\".秘书人员工作的全面 性,活动的宽广性及其角色的多变性,必然要求秘书具备与本职工作的性质,任务相应的更高,更严的要求。

（一）增强素质，提升德才

秘书工作是一项十分繁重而复杂的劳动，秘书必须具有坚韧不拔、百折不回的毅力，克服各种困难，实现自己的职能。秘书要有较强的心理承受能力，对来自领导、基层和外界的种种压力能够从容应付，任劳任怨。秘书在辅助领导的过程中，要能够坚持原则，实事求是．自觉抵制不正之风，做领导忠实的参谋和助手。秘书还要严于自律，自制力强，努力克服自身的缺点和不足，成为一个意志坚强的人。特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业,一些人员普遍差距 较大而工作往往\"出力不讨好\"的情况下,在国内外环境错综复杂多变的形势下,没有\"富贵不淫,贫贱不移\"的思想品德,廉洁奉公,勤政为民,艰苦奋斗,

一尘不染的政治本色,忍辱负重,任劳任怨的工作态度,是干不好秘书工作的. 同时由于秘书人员的\"德\"是领导形象的\"补充\机关效率的\"折射\自身 素养的\"反映\要求秘书人员必须诚实正直, 心明步正, 谦虚谨慎, 兢兢业业, 恪尽职责,严守机密,互相补台,竞而不妒.

秘书人员具有\"外脑\"职能。并不意味着就可以乱发议论,自作主张,左右领导.秘书必须注意使自己的言行 符合角色规范,做到既尊重领导,坚决执行领导指示,又不迷信盲从,始终把为 领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责.其次,要有领会领 导意图的聪明才智.要\"参\"到点子上,\"谋\"到关键处,必须准确理解和把握 领导意图. 要善于通过间接或者直接方式, 把领导的所思所想, 所筹所划弄清楚, 做到既能按领导意图正确\"发挥\又不自作聪明.以敏锐的观察力抓住工作中 的关键环节,经过深思熟虑,形成有价值的参谋意见.第三,要有进言献策的艺 术技巧.要根据领导的心理,行为特征,选择适当场合和最佳时机,从要害问题 切入,用委婉,含蓄的语言,巧妙地说出自己的见解或不同意见。

语言文字运用能力，语言文字运用能力包括口头表达能力和文字表达能力。秘书部门是上下左右工作联系的枢纽，信息交汇的中心，使秘书与语言文字结下了不解之缘，秘书必须具备全面而熟练的语言文字运用能力。主要包括以下方面：阅读能力。秘书人员要经常处理大量的文字材料，因此必须善于阅读。一是要回精读，如对重要文件或经典著作逐句逐字研究，从字里行间领会其微言大义；二是要能够快读和泛读，如善于大致浏览，领会精神实质，提炼浓缩，摘要主旨。视听能力。就是要听话并理解别人的话。秘书人员要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，并用清晰简明精练的语言加以复述。言谈能力。语言能力是秘书的基本功之一。秘书人员语言能力的基本要求是：鲜明准确，简练明晰，口吃清楚，语速适中，措辞得体，切合身份。写作能力。文字表达能力是文秘人员非常重要的基本功。秘书从事各种应用文的写作，要求熟练掌握各种应用文体的写作要领和技巧，迅速准确地撰写出观点正确、内容充实、结构严禁、表达流畅、格式规范、文笔精练的各类应用文。技能操作能力。科技的发展和办公自动化的普及对秘书提出更高的要求。它要

求秘书人员必须掌握运用现代化先进办公设备的能力。主要包括熟悉计算机操作技术、复印技术、打字技术、录音技术、摄影摄像技术、微缩技术等现代办公手段能够熟练掌握现代办公设备的使用方法。擅长书写文稿,应该是秘书人员最起码的素质要求,也是 提升秘书人员位置的关键所在。

为了综合提高秘书人员的文稿质量,要特别注意 \"三点\":一是苦练内功.在学习内容上,学政策,学理论,学业务,学经济,学法律,学写作,学计算机等,以拓宽知识面,高屋建瓴,了然于胸;同时, 还要在实践中学习,边工作,边学习,边总结,边提高,使撰写的文稿血肉俱全; 向领导学习,学习领导讲话时的构思,处理问题时的技巧,使文稿起伏与领导语 言,工作方式达到\"同频共振\";向同事学习,取人之长,补已之短,努力做\"通才\全才\".秘书人员要博采众长.一方面,要求秘书人员要经常博采来自方方面面的信息,汲取精华,为已所用;另一方面,要经常派秘书人员赴各地学习考察,解放思想,开阔视野,增长见识,才干.理论学习和实践锻炼就好比车之两轮,鸟之两翼,缺一不可.实践的过程,既是了 解情况,发现问题,解决矛盾的过程,也是认识规律,掌握规律,运用规律的过程,是增长才干和本领的过程.因此,要把在工作中做到理论与实践相结合,把学到理论知识大胆的运用到实践中去。

（二）跟紧时代,浓厚秘书意识

责任意识.秘书人员工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直接 影响着一个单位的作风建设.只有树立较强的责任意识,秘书人员才能随时随地 注意维护单位的形象和声誉,才能做到工作认真,态度端正,处事果断,在任何 人面前,在处理任何事上,都表现出良好的思想文化和职业道德素养,才能真正提高秘书工作的质量和水平。

当今时代是一个信息时代,增强信息意识是秘书人员提高工作效率的重要保证.秘书人员每天接触的各种公文,请示,报告等材料中含有 大量信息,秘书人员应在对这些材料的收

集,归类,处理过程中将各种信息进行 严格的取舍,把最有用的信息提供给领导.这就要求秘书人员必须具备敏锐的洞 察力,而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的.秘书人员丰富的知识不 仅指书本上所学的自然科学和社会科学知识,而且包括对单位现状和前景的深研,对基层工作和民意的了解,这些都有助于秘书人员对信息的发掘和掌握。

（三）定准位置,走出工作误区

秘书工作容易出现四种误区:一是把秘书为领导服务,扭曲成对领导 的人身依附和人身服务.外界常把秘书视为领导的侍从,而秘书圈内个别人也把 围着领导转,伺候好领导作为指向的主要内容.这就歪曲了秘书的社会属性.二是把秘书为领导服务只理解为权力运行意义上的\"领导工作\"服务.\"参政\"意 识过\"度\把自己摆在\"准领导\"或副职的位置,把幕后工作放到台前.三是轻易抛出\"夹生\"想法,强加于领导,于公于已都不利.四是出\"馊主意\帮倒忙,给工作带来损失,造成被动.要避免以上误区,就要求秘书人员用良好的职业道德约束自己。