浅谈高校行政秘书综合素养的培养

浅谈高校行政秘书综合素养的培养

作者：薛宁宁

来源：《成才之路》2008年第36期

摘要：从品德素养、个性素养、智能素养、信息素养、业务素养五个方面对高校行政秘书应该具备的综合素养进行了分析，探讨培养这些综合素养的途径。 关键词：高校；行政秘书；综合素养；途径

高校是一个教书育人的地方，是用知识说话的地方。高校院系办公室作为一个为教学科研服务的行政管理机构和对外联络的“窗口”，是高校院系各项工作正常运转的枢纽，其主要任务是在院系领导下，为教学、科研服务，为整个院系师生员工服务。高校院系的行政管理人员如果没有智慧、没有修养，就很难搞好院系内部的行政管理工作。因此，高校行政秘书要努力加强自身综合素养的培养。

素养是人们在环境和教育影响下形成的修养，由各种基本品质和能力构成。高校行政秘书的综合素养主要包括品德素养、个性素养、智能素养、信息素养、业务素养几个方面。

一、思想品德素养

思想品德素养是根本、是灵魂，提高高校行政秘书的素养首先在于提高思想品德素养。 品德是个人依据一定的道德行为准则而表现出来的某些稳固的特征。在高校，教师和学生构成了学校基本队伍的主体，他们是系办公室服务的对象，为他们服务就是为学校的教育教学服务，为培养人才服务。这就要求行政秘书要有无私的爱岗敬业之德、强烈的育人做人之德、高尚的以身施教之德。在对待自己的方面，要爱岗敬业、乐于奉献，不计个人得失，全心全意为师生服务；在对待学生的方面，要热爱学生。热爱学生反映了师生关系最为本质的联系与教学的需要，是一个教育工作者对待学生的最基本的行为规范和准则。在对待同事的方面，要与自己的同事真诚相待，从尊重共同的道德准则出发，与同事相互团结、协作、支持，形成良好的工作集体。

二、个性素养

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个性素养是职业修养建设的人格基础。良好的个性具有巨大的感染力和影响力。也是做好高校办公室工作的基石。

高校行政秘书加强自身个性素养主要从以下两方面着手： 1、培养良好的心理素质

良好的心理素质指的是具有健康而优良的心理状态。高校办公室事务多且艰巨，有人可能会表现出畏惧烦躁或不耐烦，有人在突发事情面前惊慌失措，乱了方寸。为了有效地开展各项工作，高校行政秘书必须有意识地加强心理素质的训练，使自己经常保持良好的健康的心理。 2、创造良好的人际关系

高校办公室的特殊地位和作用使得良好的人际关系环境比其他任何部门都重要。教师是一个特殊的群体，学识渊博，但也爱认死理，自命清高。高校办公室人员经常要与教师接触，既要尊重教师，又要善于和教师沟通，不但要了解和顺应各位领导的独特个性，还要了解和包容同事的个性。在工作中善于理解和接受他人。为自己创造一个良好的人际关系环境，工作起来才能得心应手、事半功倍。

三、智能素养

高校行政秘书的智能素养是指知识和能力方面的素养。秘书知识和秘书能力是秘书人员履行职业责任和义务、实现辅助领导者实施管理这一目标的两个基本条件。

高校行政秘书必须具备较高的科学文化知识，这也是行政人员做好行政管理工作的最基本条件之一。

1、要加强专业理论的学习

专业理论包括秘书学的基本原理和基础知识，以及有关秘书实务的知识和实际操作方法、技巧等。

2、学习管理科学知识

行政秘书从事的是管理工作，因此必须不断丰富自己的管理学知识，掌握先进的管理理念和方法，才能保证管理工作事半功倍，卓有成效。

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3、学习档案学知，做到档案管理规范化

文书档案管理是行政秘书的一项日常工作。档案管理科学，可以节约查找资料的时间。随时可以调阅所需资料，提高工作效率。 4、高校行政秘书要具有较高的外语水平

高校行政秘书只有具备较高的外语水平，才能更好地了解发达国家高等教育的现状及发展情况，学习和借鉴国外先进的管理经验，不断提高管理水平。

能力一般是指完成一定活动的本领。高校行政秘书应具备以下几个方面的能力：一是独当一面的管理能力。即指独立地完成自己所分管工作的能力。二是协调能力。就是指善于处理上下左右、部门内部、各部门之间等各种关系的能力，努力为本部门的各项工作创造一个宽松的外部工作环境。三是自我控制能力。它是建立良好人际关系的基础。对于高校行政秘书来说，正确处理好各方面的人际关系是不可缺少的能力。它要求行政秘书在日常工作中要善于控制自己的感情冲动，和善地与人共事，遇事能冷静、客观地分析问题，正确地处理好工作中的各种矛盾。

四、信息素养

信息素养是人们在信息社会中所具有的处理信息的实际技能和对信息进行筛选、鉴别和使用的能力，是获取信息、利用信息、开发信息的综合素质，包括信息道德、信息文化、信息知识、信息能力等方面。

随着高校管理体制改革的日益深化，面向社会参与竞争谋求生存与发展的风险和机遇越来越多，高校和各级领导对信息的要求也日益迫切。办公室是高校承上启下、沟通左右、联系内外的桥梁和纽带，是四面八方各种信息的聚散地。是上情下达、下情上传的信息中心，办公室作为高校领导的参谋部门和信息处理中心，其本身就是一个信息系统，其工作人员信息素质的高低将直接影响到其他员工的信息素质培养和管理绩效的提高。因此高校行政秘书必须增强信息意识，掌握信息技术，提高信息能力，有意识地培养自己对周围事物的注意力和观察力，善于发现、捕捉和挖掘信息，强化情报意识。对信息要有敏捷的反应力、准确的判断力和透彻的洞察力，善于运用计算机、网络等现代化信息工具获取信息、整理和加工信息，并综合利用信息。适应现代化办公室电子政务的需要，提高工作与学习效能。

五、业务素养

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业务素养竞争是社会发展的动力，同样也是个人成才的强大推动力。高校行政秘书加强业务素养应从以下几个方面入手：

首先，服务工作要“以人为本”。高校办公室作为高校里的一个服务部门，只有通过为校区师生提供优质、高效的服务，才能树立起工作权威。行政秘书工作首先应当树立以人为本的现代管理思想。基本的要求是把尊重人摆在突出的地位，在自己的言谈行为、待人接物中，用最好的服务态度，尽最大的服务能力。为他们提供良好的办事条件。

其次，要能正确处理应对身边的人和事。要办事迅捷。对能办的事情决不推诿，急事急办，特事特办。待人热情，对其他部门、师生及其他单位的咨询要热心接待、耐心解释，不敷衍了事。对于违反原则的事情坚决不办，不做拉关系、搞人情的事。真正把全心全意为人民服务的宗旨贯彻到办公室各项工作中，以求真务实、爱岗敬业的作风和精神，不断提高工作效率，努力为广大师生、为校区各部门提供高质量的服务，树立办公室良好的对内外形象。 再次，注意积累，学习高教规律，熟悉工作流程，掌握相应的管理技能，灵活组织、使用各项“领导资源”，科学配置人力、物力、信息等资源。这其中主要包括：(1)积极主动制定工作目标与要件，统筹安排，合理布置；(2)理论与实践并重，参与组织策划，提高工作成效，保证信息渠道畅通，增加对外交流与联系；(3)把握现实工作状况，及时总结反馈信息。积极探讨工作方式、方法，增强逻辑思辨能力，提高决策管理水平；(4)规范操作，高标准、严要求，保持严谨的工作作风。