高校年鉴编纂规范化思考研究

Ｅｘｃｈａｎｇｅ　ｅｘｐｅｒｉｅｎｃｅ

高校年鉴编纂规范化思考研究

文/武汉理工大学档案馆 杨雪婷

【摘要】本文介绍了高校年鉴的功能与价值，指出了加强高校年鉴编纂规范化工作的必要性，并结合年鉴编纂工作实践从编纂机制和编纂程序两个层面就规范高校年鉴编纂提出可行建议。编纂机制包括编纂工作责任制度、工作队伍专业化制度、多级审校制度，是从宏观层面为高校年鉴编纂提供制度保障；编纂程序包括资料收集过程、资料整理过程，从具体工作程序上规范高校年鉴编纂。

【关键词】高校年鉴；编纂；规范化年鉴是以全面、系统、准确地记述一年内事物运动、单位发展状况为主要内容并按年度连续出版（或内部发行）的资料性文献。高校年鉴作为年鉴的一种，反映了高校年度内人才培养、教学科研、社会服务、文化传承与创新等各方面的工作和成绩。除具备一般年鉴的工具书性质外，高校年鉴还具有服务教育的属性，是高校发展的信息资源宝库，是编写校史校志的重要资料来源，可为学校领导层面的决策提供依据，促进学校文化建设。提高高校年鉴的编纂质量，才能更好地发挥高校年鉴存史、资政、教化、育人的功能。加强高校年鉴编纂的规范化工作，“构建年鉴质量标准体系”，是提高高校年鉴编纂质量的基础。规范高校年鉴编纂，可从两个层面来考虑，一是编纂机制，二是编纂程序。前者包括编纂工作责任制度、工作队伍专业化制度、多级审校制度，是从宏观层面为高校年鉴编纂提供制度保障；后者包括资料收集、资料整理，是从具体工作程序上规范高校年鉴编纂。

说就是要努力达到虽是‘业余队伍’，但有‘专业水平’。”首先，高校年鉴编纂委员会办公室或编辑部人员，需是专职、专业人员。编委会办公室或编辑部有组稿、编纂之责，对年鉴的框架设计、体例、内容等方面需有专业性意见，由专职、专业人员负责最为恰当。其次，鉴于高校人员流动性大的实际，需整体提高各二级单位撰写人员的综合能力，尤以沟通能力、学术研究能力最为重要。除学校层面组织的教职工培训外，年鉴编纂委员会还应定期对各二级单位撰写人员进行业务培训，明确年鉴编纂工作的流程、职责与要求。再次，由年鉴编纂委员会制定年鉴编纂工作手册，以文本的形式明确工作细则，对编纂过程中常见的问题进行集中说明，以便撰写人员随时参考，规范年鉴编纂。最后，为年鉴编纂人员提供专业学习的机会。目前，一些高校年鉴研究学术性团体业已成立，高校年鉴的学术交流活动也日益广泛。年鉴编纂人员可选择参加高质量的学术交流活动与业务培训。通过行业交流与业务学习，获取业界新动态，提升年鉴编纂与研究能力，推进高校年鉴编纂工作。

（三）坚持多级审校制度。高校年鉴是资料性文献，或公开出版，或内部发行，其对主体内容和各项统计数据的准确性有较高要求。又因其编纂过程涉及高校各个二级单位，内容庞杂，信息量大，容易出错。因此，建立多级审校制度十分必要。各二级单位对报送的年鉴原始材料负责；编辑部根据原始材料进行编纂，在编纂过程中，结合各二级单位网站信息对原始材料进行校验，存疑处及时与相关单位核实，再将初稿发还原二级单位；各二级单位审核本单位初稿，由本单位年鉴工作分管领导签署意见，再将意见稿发给编辑部；编辑部进行组稿、编纂，工作人员之间互校、通读，将全稿交编辑部领导审校；编辑部领导审校后，报校领导审定；编辑部根据校领导意见进行修改，符合要求后，交付出版社；出版社执行“三审三校”制度。以年鉴编纂委员会为基础，将审校制度贯穿年鉴编纂的供稿、编纂、出版全过程。

高校年鉴编纂实行多级审校制度，过程复杂，若以传统公文流转形式进行，将延长编纂工作时限。若能依托学校OA（办公自动化）系统，通过公文流转的形式加快年鉴稿件的流转，实现编辑部与供稿部门的及时沟通，将缩短年鉴编纂时限，且保留修改痕迹，提高年鉴编纂工作的效率与质量。

一、建立高校年鉴编纂机制

（一）建立高校年鉴编纂工作责任制。各高校可设立年鉴编纂委员会，以分管校领导为编纂委员会主任，以各二级单位分管领导为编纂委员会成员，即“学校建立由分管校领导负责，学院、部处建立由分管领导负责的两级领导体制。”将年鉴编纂工作纳入各二级单位年度工作范围，通过校、院（部/处）两级领导体制使各二级单位重视年鉴编纂工作，并对本单位稿件的完整性、准确性、权威性负责。编纂委员会下设办公室或编辑部，设专职人员具体负责年鉴的组稿与编纂。年鉴编纂委员会应定期召开全校年鉴编纂工作会议，总结工作经验，提出改进建议，促进年鉴编纂质量的提高。在工作会议上，综合各二级单位意见，确定新一年度年鉴编纂工作的撰写人员与工作进度，使年鉴编纂工作得以有条不紊、保质保量地进行。目前，国内高校年鉴的编纂单位以各高校年鉴编纂委员会或年鉴编辑部为主，具体负责编纂工作的单位或为党政办公室、校长办公室，或为档案馆（校史馆），或为党史校史研究室。

（二）加强工作队伍专业化制度。在校、院（部/处）两级领导体制之下，各二级单位指派专人负责本单位年鉴撰写工作。这些撰写人员大多为各二级单位党政办公室人员兼任，并非专职、专业人员。另外，高校人员流动性较大，导致年鉴编纂队伍不稳定。人员岗位变动后，编辑部专职编纂人员需重新与各二级单位撰写人员沟通，新的撰写人员需重新熟悉年鉴编纂要求，这增大了年鉴编纂工作的难度。现有条件下，如何将欠专业、欠稳定的年鉴编纂队伍组织好，调动其最大工作能力，达到其最佳工作状态，是高校年鉴编纂工作需要思考的。从制度上加强高校年鉴编纂队伍的专业化建设，或可作为一种尝试。应当注意的是，“高校年鉴编纂队伍的专业化不是求其岗位、职责的专业化，而是指其能力和水平的专业化，简单来

二、完善高校年鉴编纂程序

（一）资料收集。1.选材依据。高校年鉴全面、系统、准确地记载了高校年度内各方面工作的情况，但年鉴并不是事无巨细“照单全收”。相对于作为原始记录保存的档案材料，高校年鉴所记载的内容是经选取的反映高校发展变化的“大事”“新事”“特事”“要事”，其更能体现高校的办学特色、办学理念、教育理念及发展水平，是对高校档案材料的生动提炼。因此，在收集年鉴材料时，当以能反映高校年度内变

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化、特色与新成绩的材料为佳，当是具有“现实价值、指导价值、存史价值”的资料。2.资料来源与收集途径。高校年鉴内容涉及校内各二级单位，欲及时、有效地获取学校层面、学院（部/处）层面的重要活动及事件的相关文字与图片材料，需建构起资源建设机制。首先，“树立全校一盘棋的观念。”年鉴编委会办公室当与学校各二级单位建立密切联系，及时沟通以获取各单位教学、科研、管理及师生活动的相关材料；各二级单位积极配合年鉴编委会办公室，及时、主动提供本单位相关材料。其次，加强校友会工作。拓宽选材范围，增加关于校友的内容，是近年来创新高校年鉴编纂的一个趋势。通过建立广泛的校友会网络，可及时获取年度内校友获得重大成就的信息，丰富年鉴内容。信息化背景下，高校的网站建设日臻完善。年鉴编委会办公室可定期关注学校及各二级单位官方网站的动态，及时上网抓取近期学校发生的重大事件的相关材料，以备日后之需，避免后期收集材料时有所遗漏。3.图片的收集。图片生动、形象地记录了高校年度内的重大活动与事件，展现了师生的精神风貌和丰富多彩的校园生活，是高校年鉴不可或缺的部分。高校年鉴中的图片可向学校宣传部、各二级单位及师生征集。在对图片的选择上，当以“重大”“全面”和“清晰”为原则。即收录的图片是能反映学校年度内重要事件的；所有的图片整体上能涵盖学校人才培养、教学科研、社会服务、文化传承与创新的方方面面，且比例恰当，避免出现类似于大部分图片均是与领导活动相关的情况；图片分辨率高，出版印刷时清晰。在年鉴图片中适当选用当年具有代表性的对学校教学与科研有重大影响的人物图片，将激励在校师生奋发努力，实现年鉴的文化育人功能。

（二）资料整理。1.优化年鉴框架设计。如果把一部年鉴比作一间房子，各种材料是砖和瓦，框架便是粱，其决定房子的形态。科学、合理的框架设计能够清晰地展现高校年度发展的全貌与特色，提高年鉴的整体质量。高校年鉴的框架设计当遵循以下原则：一是全面系统，能够体现学校各方面工作的开展状况。二是突出特色，在框架结构中体现学校特色、年度特色。三是结构严谨，符合高校工作的实际情况和运行规律，避免重复、遗漏。四是分类科学，从属关系得当，恰如其分地体现高校的四大职能。五是内容均衡，卷首、正文、附录各部分篇幅比例合理。在遵循框架设计原则的基础之上，高校年鉴的框架设计既应保持相对稳定，又应适时进行调整。高校年鉴是连续出版（或内部发行）的资料性文献，其本身具有连续性和稳定性，相对稳定的框架结构，清晰地记录了学校同一项事业前后的发展变化，有助于读者纵向对比相关资料和数据。这主要体现在一级标题的设计上。同时，框架结构也应随学校各项事业的发展变化做出相应的调整，记录学校的新发展、新成绩，使之更能体现学校的办学特色、年度特色和时代特色。这主要体现在二级标题的设计上，也可通过调整“专题”“特载”下的内容来实现。如秩年校庆时，可设专题“XX学校XX年校庆”。2.统一年鉴体例。年鉴的体例对年鉴的编纂提出统一要求，规定文体的风格、条目编写的标准、文字语言的要求等。年鉴的文体应为说明文或记叙文。高校年鉴是客观记述学校年度内发展变化的资料性文献，当“采用纪实性较强的说明文体和记叙文体”。行文过程中，避免使用修饰性语句，力求客观、准确、简洁。高校年鉴主体部分的材料来自各二级单位的年终总结，质量高低不一，有些材料内容细碎，套话、空话较多，缺乏年度特色。在编纂过程中，当精简各部门常规工作部分的内容，突出各部门年度特色工作，去除议论与评价性内容，对同类内容进行提炼，修改以部门为主体的论述，编“总结稿”为“年鉴稿”。规范条目编写。高校年鉴一般设置类目、分目、条目三个层次，条目是高校年鉴的基本单位，构成年鉴的主体内容。规范条目编写，是提高年鉴编纂质量的重中之重。条目分为综合性条目、常规性条目和专题性条目。综合

性条目多为“概况”，综述本单位全年各项工作的进展及总体概况；常规性条目多为记述工作的一个方面，具有连续性；专题性条目，突出本单位工作的新发展和年度特色。专题性条目的设置当选择反映学校年度内重大事件、活动、成绩、特色的材料，并对材料进行深加工，提高年鉴的信息含量。同时，一个条目只列一事。条目标题的编写，当简明扼要，直接反映条目内容。规范文字语言。年鉴资料多来源于各二级单位，语言表述不尽规范。如“截至”与“截止”混用，在称谓上出现“我校”“我院”“我馆”，在时间表达上出现“今年”“目前”。高校年鉴当使用第三人称，以“学校”或学校全称代替“我校”，述及二级单位时，也应用学院全称。且应当从学校或学院（部/处）层面进行表述，避免以某部门或某办公室代替学校、学院（部/处）。如“组织召开学校第三次党代会”，“组织”一词似蕴含此会议为某部门/办公室召开，弱化了学校这个整体，更为精确的表述当为“学校第三次党代会召开”。全球化背景下，各高校开展的国际交流与合作活动越来越多，高校年鉴中这部分内容随之日渐丰富，如教师在顶级国际期刊发表学术论文，学校召开国际学术会议，著名国际学者来访，年鉴行文中不可避免会出现英文。规范地处理中英文混合出现的文稿，是年鉴编纂过程中应当注意的一个细节。或可做这样的尝试：对外文期刊，期刊英文名在前，后以括号注明其中文名称；对学校召开的国际学术会议，会议中文名称在前，后以括号注明其英文名称；对外国学者，外文名在前，后以括号注明其中文名称（无中文名者不注，日韩学者直接以中文名称呼）。需特别注意的是英文书刊的标点符号，避免如“《Nature》”类的不规范行文。在整理过程中，要时刻对收集到的资料进行甄别，剔除无关紧要的、不能反映高校年度发展成绩与特色的材料。此外，还需注意同一事件不同部门提供的信息不一致的情况，特别是有些重大活动与事件所属年份需细致判别。如2017年1月9日，中共中央、国务院召开2016年度国家科学技术奖励大会，某高校某教授项目组获得奖项。虽是对2016年度科研成果的奖励，但此活动发生在2017年度，应归属于2017年年鉴。另一方面，某高校科发院统计2016年度学校科技成果获奖情况时，将此教授项目组所获奖项统计在内，这似与上文所述相矛盾。此种情况当是因为奖励的决定先下（奖状落款时间为2016年12月），而公开的奖励大会延后召开。为避免读者感觉年鉴内容前后龃龉，当在此事件条目下出注加以说明。

三、结语

高校年鉴编纂工作涉及学校各部门、学院及科研院所，在学校和各二级单位的重视之下，建立编纂制度，完善编纂程序，有望推进高校年鉴编纂工作。而作为高校年鉴工作者，唯有不断加强理论学习与实践锻炼，才能编纂出较高质量的年鉴，更好地实现高校年鉴的价值。

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