记录管理程序

 程 序 文 件 文件编号：版次： 0/A；页次：1/3 题目： 记录管理程序 1、目的 1.1 制订与维护各项质量记录的识别、归档 、贮存、保护、保存期限、处置等过程，以证实达到所需的质量及质量体系有效运行。 1.2 确保质量记录清楚，其贮存和保管方式应便于存取、查阅，并提供合适环境，以防止其损坏、变质、涂改和遗失。 2、范围 适用于证明产品符合要求以及产品质量形成和质量管理体系运行过程中产生的记录的控制。 3、职责 3.1 各部门负责质量记录表格的制定，综合部负责记录表格的统一编号与监督管理。 3.2 各相关部门负责本部门质量记录的建立、收集、整理、保管、维护及过期销毁。 4、内容 4.1质量记录表格的编制与审核 4.1.1质量记录：关于策划、实施、检查、改进或相关结果的质量记录及图表，可用来分析和鉴定质量趋势与纠正措施的必要性和有效性的载体。 4.1.2 质量记录表格的编制，按《文件管理程序》及与其相关的文件统筹办理。 4.1.3质量管理体系运行过程或结果的记录，各部门设计各本部门的固定图表格式，经部门负责人认可后，交综合部登入《记录清单》。 4.1.4 同一编号的记录的格式应是唯一的，由各相关部门分别或共同编制，并交综合部备案。表格是空白文件，填写后的表格即为记录。 4.1.5 若因故需设计更改原记录图表格式时，执行《文件管理程序》的有关文件更改规定，更改后，由管理者代表审核或批准。 4.2 质量记录编号 4.2.1记录（表格）按规定统一标识编号，具体由综合部按“文件编号方法”执行。 4.2.2记录（表格）编号完成后即列入《记录清单》。质量记录表上，须注明该表格的编号及版次。 4.3 发行使用 4.3.1综合部编制企业的《记录清单》，列出企业所有在用或将用的与质量管理体系运行有关的记录（表格），注明名称、编号、保管（使用）部门、保存期限等内容，交管理者代表审核，审核后视为可以下发和使用。 4.3.2各相关部门使用的表格由综合部负责印制分发，确认为最新版本表格，以免误用旧有表格。 4.3.3所有记录原始样本，应在综合部备案。 4.3.4 表格的修订执行《文件管理程序》的有关文件更改规定。 4.4 记录的填写 4.4.1 各部门的记录应真实记载，原则上由专人填写，填写禁用铅笔。 4.4.2 记录的填写应认真、及时、规范，做到内容完整、准确，字迹清晰、端正。如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠斜线划去。各相关栏目负责人签名不允许空白。 4.4.3 记录由文件规定的相应部门按要求认真填写，或各部门共同填写。当记录（如有关计划）需要复制多份分发时，在记录上应注明份数或分发号。 4.5 记录的管理 编制： 审核： 批准： 日期： 程 序 文 件 文件编号：版次： 0/A；页次：2/3 题目： 记录管理程序 4.5.1 各部门需严格控制记录，属各部门流转使用的应由相关负责人审核。 4.5.2 各部门必要时设专人负责收集、整理、保管本部门的记录。 4.5.3 对能证明产品主要特性的质量记录需要时由综合部形成电子文件保存。 4.5.4 对供方提供的质量记录也应予以管理，相关部门应登入《记录清单》。 4.6 记录的修改 4.6.1 记录不得随意涂改，其内容原则上不允许修改。 4.6.2 确有错误需要修改时，应采用双杠线将修改内容划掉，在其上方填写上正确的内容，并视情况签名确认。 4.7 记录的保存 4.7.1 对于质量记录或顾客指定的记录，如顾客有要求时，按顾客要求进行控制，并保证符合国家的法规要求。 4.7.2综合部和各部门根据本部门使用、控制记录情况，分别编制企业和各部门的《记录清单》，并分别由管理者代表和部门负责人审核。 4.7.3 各部门负责本部门记录的使用、收集、装订、贮存等。 4.7.4 记录由各有关部门保存，并分类、分日期保管。记录表格上有保管编号，保管编号为No.顺序号，顺序号一般常用记录按月编制，非常用记录按年或按季度编制，如01、02等。 4.7.5记录的贮存环境应通风、干燥，防止受潮、变质、破损、丢失等，必要时应设置防护措施。贮存方式应便于查阅存取。 4.8 记录保存期限 4.8.1 管理评审及内部质量审核等记录：建立年度加日历年两年，代码为A。 4.8.2 各个产品的产品认可(顾客批准)资料、工装记录、采购订单及修订通知书的保存时间，除非顾客另有规定，都应比产品（或产品系列）的实际生产和服务要求期限再多加一个日历年，代码为B。 4.8.3各质量记录（如日常检验记录、生产记录等），其保存期限应在它们被建立的当年年度之后再保存一个日历年，代码为C。 4.8.4 上述要求与政府法令抵触者无效,也不得取代顾客的要求。 4.9 记录的销毁。 4.9.1 各部门定期清查各类记录，对超过保存期限或其他特殊情况需要销毁的，应列出清单，同时填写“文件/记录销毁记录”销毁。 4.9.2 记录的销毁，由本部门负责人批准。 4.9.3 作废或销毁的记录，采用粉碎或焚烧处理，不应再出现。 4.10 记录的借阅 4.10.1 企业有关人员因工作需要借阅记录时，应经相关部门负责人同意后方可。 4.10.2 顾客要求借阅记录时，经管理者代表同意由综合部办理有关手续。并按要求期限归还所借记录。 4.10.3 失效模式及后果分析(FMEA)为企业技术资料，该资料的调阅须经总经理批准。 4.11 管理者代表每季度一次，对各部门记录的登记受控情况、在用情况、规范性、保存状况等进行全面或抽样检查，发现问题及时解决。 4.12 记录的控制应包括满足法规和顾客的要求。 5 相关文件 5.1 QP420100 《文件管理程序》 6 记录 6.1 FR420201 《记录清单》